Pour adhérer à l'AIVFC, une Ville ou un Centre de Congrès francophone doit pouvoir recevoir des congrès d'au moins 500 participants, disposer d'un personnel spécialisé dans l'accueil et l'organisation des congrès et offrir la capacité d'hébergement correspondante. A l'occasion de son adhésion et chaque année, l'adhérent s'engage à remettre au secrétariat de l'A.I.V.F.C. des informations complètes sur 15 congrès nationaux ou internationaux organisés dans sa ville. La candidature du futur adhérent doit être parrainée par un membre de l'A.I.V.F.C. Après enquête et avis favorable, la décision d'admission est prise en Assemblée Générale. La cotisation des adhérents pour l'année 2007 est de 1000 € TTC.